Mit Öffentlichkeitsarbeit Vertrauen schaffen

9. August 2017
Ob Vereinsvision, Neumitglieder oder Spender – jeder Verein braucht Aufmerksamkeit, um seinen Zielen näherzukommen.

Ob Vereinsvision, Neumitglieder oder Spender – jeder Verein braucht Aufmerksamkeit, um seinen Zielen näherzukommen. Öffentlichkeitsarbeit schafft dafür die Voraussetzungen: Bekanntheit, Ansehen und Vertrauen. Doch was gehört zu Öffentlichkeitsarbeit, was macht sie erfolgreich und welche Instrumente stehen Ihrem Verein zur Verfügung? Wir geben Antworten.

Was ist Öffentlichkeitsarbeit?

Der Begriff Öffentlichkeitsarbeit (auch Public Relations genannt) beschreibt die Kommunikation, die zwischen dem eigenen Verein und dem öffentlichen Umfeld erfolgt. Sie richtet sich an interessierte Privatpersonen, Mitglieder und Unterstützer, Spender und Sponsoren, Vereins- und Unternehmenspartner, Verwaltung und Politik, Banken und Versicherungen. Nicht zu vergessen ist natürlich die Presse, die dabei oft als Vermittler agiert.

Öffentlichkeitsarbeit ist im Idealfall ein Dialog. Ihr Ziel ist es, eine vertrauensvolle Beziehung mit der Öffentlichkeit aufzubauen. Mit ihr lassen sich sowohl Informationen über den Verein und seine Projekte nach außen tragen als auch die eigenen Ansichten, Absichten und Interessen vermitteln.

Der Unterschied zur Werbung liegt dabei in der Ziel- und Umsetzung der einzelnen Maßnahmen. Der Verein und seine langfristige Wahrnehmung stehen im Mittelpunkt – nicht ein zu verkaufendes Produkt oder das kurzfristige Erzielen einer Verkaufsabsicht.

Was ist das Ziel von Öffentlichkeitsarbeit?

Öffentlichkeitsarbeit soll über die eigenen Ansichten, Ziele, Interessen, Veranstaltungen und Aktionen informieren. Wie in einem persönlichen Gespräch ist hier natürlich auch der Anspruch auf optimale Selbstdarstellung ein wesentlicher Bestandteil. Möchte man sich doch damit immer auch präsentieren.   

Gute Öffentlichkeitsarbeit vermag es, dem Verein mehr Aufmerksamkeit zu verschaffen und seinen Bekanntheitsgrad zu steigern. Sie kann eigene Themen in aller Munde bringen, Aufklärung betreiben und helfen, falsche Informationen und Ansichten zu widerlegen. Öffentlichkeitsarbeit wirbt um Verständnis für die eigene Sache und überzeugt im Idealfall Andersdenkende.

Das wiederum bringt dem Verein Ansehen und Vertrauen. Zwei wichtige Faktoren, um neue Mitglieder und Partner zu finden, Spender und Fördergremien zu überzeugen und Türen in Verwaltung und Politik zu öffnen.

Wie zeichnet sich gute Öffentlichkeitsarbeit aus?

Öffentlichkeitsarbeit im Verein ist auf Langfristigkeit ausgelegt. Um angemessen kommunizieren zu können, lohnt es, sich ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten. Und es beständig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auf die Fragen, wie das geht und was Sie dabei beachten sollten, wollen wir an dieser Stelle nicht weiter eingehen. Denn das Thema füllt mindestens einen eigenen Blogbeitrag. Soviel sei hier nur gesagt: Grundlage sind Ihre individuellen Antworten auf die bekannten sechs W-Fragen. Was wollen Sie, wem, warum, auf welchem Weg, wie und mit welchem Ziel vermitteln.

Mit dieser inhaltlichen Basis lassen sich alle Ihre kommunikativen Maßnahmen um einiges einfacher und besser umsetzen. Die notwendige Aufmerksamkeit können Sie mit der Gestaltung der Maßnahmen wesentlich beeinflussen und steigern. Unser Tipp: Bleiben Sie sich treu. Informieren Sie ehrlich und wahrheitsgemäß. Nutzen Sie eine einfache, verständliche und bildhafte Sprache. Beschränken Sie sich lieber auf die wichtigsten Botschaften und Aussagen. Kommunizieren Sie diese jedoch beständig und regelmäßig. Auch wenn Sie es vielleicht „schon zum tausendsten Mal“ gesagt haben.

Welche Instrumente sind wichtig?

Um eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben, gibt es eine Vielzahl an Herangehensweisen, Kommunikationsmitteln und Kanälen. Welche Instrumente Sie wählen, hängt von Ihren Zielen, Ihrer Zielgruppe und Ihren finanziellen, zeitlichen und personellen Möglichkeiten ab. Denn, wie bereits oben erwähnt: Öffentlichkeitsarbeit wirkt nur, wenn sie regelmäßig erfolgt. Und das bedeutet, dass allen Kommunikationsmitteln regelmäßig neue Informationen zur Verfügung gestellt und speziell für sie aufgearbeitet werden müssen.   

Ein paar der wichtigsten Instrumente für Öffentlichkeitsarbeit möchten wir hier kurz vorstellen. Dabei erheben wir weder Anspruch auf Vollständigkeit noch, wollen wir hier auf alle Vorteile und Möglichkeiten eingehen, die diese für Sie und Ihren Verein bieten.

Eigene Kommunikationsmittel

  • Die eigene Vereins-Website ist eine unverzichtbare Voraussetzung für die Öffentlichkeitsarbeit. Denn wer nach Informationen sucht, macht das immer auch im Netz. Neben der reinen Informationsfunktion übernimmt sie auch die Präsentation Ihres Vereins – und zeigt wie Sie Ihre Themen und Ansichten vermitteln. Achten Sie deshalb auf Aktualität, Lesefreundlichkeit und Möglichkeiten zum Dialog und zur persönlichen Kontaktaufnahme.
  • Die Imagebroschüre präsentiert den Verein „auf dem Papier“. Im Idealfall vermittelt sie in kurzer Form, wofür Ihr Verein steht, welche Ziele er verfolgt und welche Vorteile er den Lesern bringt. Umfang, Gestaltung und Ausstattung bestimmen den meist nicht unerheblichen Preis.
  • Newsletter und Post-Mailing sind ideale Möglichkeiten, um die Menschen direkt zu erreichen. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie deren Kontaktdaten und für den Newsletter eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme besitzen. Dank dem Fehlen von Portokosten ist der Newsletter gut geeignet, Ihren Verein regelmäßig in Erinnerung der Adressaten zu bringen.
  • Ein Blog mit regelmäßigen Artikeln rund um Ihren Verein und das von ihm besetzte Thema bringt Lesern gern gesehenen Mehrwert. Sei es mit News anderen Informationen oder in Form von Unterhaltung. Der Vorteil gegenüber einer Vereinszeitung ist, dass der Blog jederzeit erreichbar ist und so von weit mehr Menschen gelesen werden kann.

Pressearbeit

  • Mit einer Pressemeldung können Sie die Redaktionen von lokalen Zeitungen, Radio- und TV-Sendern sowie Online-Zeitungen über wichtige Ereignisse informieren. Aktualität, Kürze und Relevanz sind hierbei besonders wichtig. Beantworten Sie also auf jeden Fall die sechs W-Fragen (Was? Wer? Wo? Wann? Wie? Warum?), um den konkreten Anlass oder Hintergrund herauszustellen. Das Wichtigste sollte dabei immer am Anfang stehen.
  • Presseanfragen nehmen den entgegengesetzten Weg: Auf der Suche nach neuen Themen oder zur Recherche kontaktieren Redakteure auch von selbst Vereine. Sehen Sie dies als willkommene Chance und stellen Sie Journalisten die gewünschten Informationen zeitnah zur Verfügung. Um selbst nicht unter Zeitdruck zu geraten, lohnt es sich, bereits im Vorfeld Material für Presse & Co zusammenzustellen.
  • Eine Pressemappe bietet eine gute Möglichkeit, schnell auf Presseanfragen zu reagieren. Sie ist quasi das „Best of“ Ihrer Kommunikation- und Informationsmittel. Ob Imagebroschüre, aktuelle Pressemitteilungen, Stellungnahmen, bereits veröffentlichte Interviews, Vereinschronik oder Bildmaterial – tragen Sie hier alle relevanten Informationen für Journalisten zusammen. Dies kann in Papierform erfolgen – oder in elektronischer Form, so dass Sie diese auch auf Ihrer Homepage zum Download anbieten können.

Aktion im öffentlichen Raum

  • Mit Veranstaltungen und Aktionen kommen Sie mit Menschen schnell und intensiv in Kontakt. Doch in Zeiten aufwendiger Marketingaktionen von Unternehmen und städtischer Kulturvielfalt ist es für Vereine schwer, Aufmerksamkeit zu erhalten. Suchen Sie daher nach Aktionsformen, die Menschen unterhalten oder ihnen einen anderen Mehrwert bieten. Das klassische Gewinnspiel mit Sofortpreisen und Kindermalen sind nur zwei Beispiel dafür.
  • Für ernste Themen bietet sich ein Bürgergespräch an. Aufklärung, Diskussion und Meinungsaustausch stehen hier im Mittelpunkt. Für den Verein bedeutet das, gut vorbereitet zu sein. Argumente und Kernaussagen zum Thema sollten verständlich formuliert und ggf. mit Anschauungsmaterialien erlebbar gemacht werden. Gern gesehen sind hier Prominente, die der Veranstaltung meist noch zusätzlich Gewicht und Aufmerksamkeit verschaffen. 

Fazit

Öffentlichkeitsarbeit ist eine wichtige Aufgabe innerhalb des Vereinsalltags, um Bekanntheit, Ansehen und Vertrauen in der öffentlichen Wahrnehmung zu erringen. Dafür stehen den Vereinen eine Reihe wirksamer Instrumente zur Verfügung. Erfolg stellt sich jedoch nur ein, wenn Öffentlichkeitsarbeit langfristig gedacht und regelmäßig durchgeführt wird.